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13 Tipps für Email-Muffel

Wer kennt als gestandener Email-Freund nicht die Schwere der Last, wenn er mit hartnäckigen Email-Muffeln an einem Projekt arbeitet. Diesen Leidgeplagten und Haargerauften sei die folgende Tippsammlung zum Trost und zur Hoffnung gereicht, dass sie manchem Email-Muffel zur kommunikationsfreundlichen Erkenntnis bringen möge.

1. Gestehen Sie! Betonen Sie mit Beginn der Kommunikation, dass sie nicht alle Tage Email abrufen, sondern lieber davor flüchten, als sich gespannt darauf freuen. Betonen Sie zugleich, dass Sie sich nach dem Abrufen nicht selten 20 Tage Zeit lassen, um eine einfache Frage zu beantworten oder dass Sie grundsätzlich nie auf Emails antworten. So weiss Ihr Kommunikationspartner, woran er ist und greift lieber gleich zum Telefon.
2. Lesen Sie! Lesen Sie Emails ganz durch, um den gesamten Inhalt zu erfassen. So sehen Sie gleich, ob es wichtige Fragen gibt und Ihr Email-Partner Überlebenshilfe sucht. Denn auch per Email soll schon so mancher Hilferuf hinausgeschickt worden sein.
3. Antworten Sie gleich und angemessen! Wenn Sie sich auf ein Projekt mit Email-Kommunikation eingelassen haben, dann antworten Sie auf einfache Fragen sofort. Wenn Ihr Partner nur einen Termin bestätigt wissen will und Sie mit Ja antworten könnten, dann sind sie schneller und effektiver, als wenn Sie zum Telefon greifen und die kostbare Zeit Ihres Partners oder Dienstleisters stehlen würden. Ein Tipp am Rande: Dieses Antwortverhalten fügt Ihnen keine Schmerzen zu und Emails kommen meistens an.
4. Antworten Sie mit Ihrem echten Namen oder einem, der so klingt! Manchmal kommen Emails von “xy387BuH@aol.com” oder von anderen ausserirdirschen Wesen an, die ein Geschäft vorschlagen oder angeblich im Auftrag einer Firma schreiben. Glauben Sie mir, Ihnen wird nicht geglaubt.
5. Vergessen Sie die Betreffzeile nicht! Im Betreff einer Email steht kurzgefasst das Thema der Email. Bleibt es leer, hat Ihr Partner es später schwerer, Ihre Email wiederzufinden. Auch Betreffzeilen wie “Hallo” oder “Re” oder witzig gemeinte Äusserungen wie “Pussycat” tragen nicht zur schnellen Klärung des Themas bei und könnten zudem den einen oder anderen Spamfilter auf den Plan rufen.
6. Benutzen Sie Absätze und schreien sie nicht! Lange Email-Texte, die nicht durch Absätze aufgeteilt sind, erschweren das Lesen und helfen nicht dabei, zum Lesen anzuregen. Texte, die zudem im Großbuchstaben geschrieben sind, bedeuten nur, dass sie grad Ihre Botschaft hinausschreien, und das kommt nicht überall gut an. Einmal abgesehen davon, dass dieses Geschrei verdammt schwer zu lesen ist.
7. Zitieren Sie richtig! Schreiben Sie Ihre Antwort nicht unter das Zitat, es könnte der Eindruck entstehen, dass gar keine Antwort geschrieben wurde. Wer scrollt schon gerne nach unten und sucht Ihre 3 Wörter ohne höfliche Anrede. Die Alternative: Suchen Sie die wichtigen Zeilen gezielt heraus, auf die Sie antworten möchten und löschen Sie den Rest des Zitats. So kommen Sie schnell auf das Wesentliche und beschleunigen die Kommunikation. Das mag nun schwer nach Arbeit klingen, aber wenn Sie das erst einmal einige Male gemacht haben, werden Sie bemerken, wie professionell und schnell man auf Emails antworten kann.
8. Richten Sie sich einen angemessenen Footer ein! Ein Footer ist der Abschluß einer Email. Dort sollte vor allem als Firma Ihr Name, Ihre Adresse, die Telefon- und Faxnummer, die Email-Adresse und sonstige rechtlich notwendigen Dinge stehen (je nach Rechtsform Ihrer Firma), die Sie im Internet in Erfahrung bringen können. Schreiben Sie keine Romane, Lebensläufe oder lange Listen mit Ihren Webprojekten in den Footer. Das interessiert Ihre Email-Partner nicht. Die wollen höchsten schnell Ihre Telefon-Nummer oder eine Haupt-Webadresse dort stehen sehen, um nicht erst suchen zu müssen. Zudem zeigen Sie so, dass Sie Wert auf das Wesentliche legen.
9. Benutzen Sie ein Email-Programm statt eines kommerziellen Webmailers! Es macht einen seriöseren Eindruck, wenn in der Email-Adresse Ihr Firmenname und/oder Ihr Domainame auftauchen, anstatt “gmx”, “aol” oder “googlemail”. Zudem bleibt Ihre geschäftliche Email-Kommunikation auf Ihrem Rechner gespeichert und nicht im Internet auf dem Server einer anderen Firma. Soviel private Verfügbarkeit und Sicherheit sollte einfach sein. Als Email-Programm empfehle ich die hervorragende kostenfreie, sichere und ausgereifte Software Thunderbird. Voilà!
10. Antworten Sie nicht auf Spam-Emails! Antworten Sie nicht nur nicht auf nervende Werbe-Emails, öffnen Sie zudem niemals irgendwelche Dateien, die Unbekannte oder gar Ihre Bank Ihnen per Email zuschicken. Zum einen verhindern Sie dadurch, dass Sie den Spammern ein freiwilliges Lebenszeichen zusenden, zum anderen leben Ihr Rechner und Ihre Daten wesentlich gesünder.
11. Benutzen Sie für Ihre geschäftliche und private Kommunikation eine eigene Email-Adresse! Denken Sie schlicht in schwarz und weiss. Weiss bedeutet: Das ist die Email-Adresse, die Sie nur für Kommunikation mit Freunden und Geschäftspartnern benutzen und niemals im Web verbreiten. Schwarz bedeutet: Das ist die Email-Adresse für das Web, zum Beispiel für das Impressum oder wenn Sie Internetdienste nutzen, für die Sie eine Email-Adresse eingeben müssen. Sollte diese Adresse einmal verspammt sein, können Sie sie leichter durch eine neue austauschen.
12. Tragen Sie niemals mehrere Email-Adressen in das “An”-Feld ein! Wenn Sie mehreren Leuten eine “Rund-Email” schicken wollen, benutzen Sie das “BCC-Feld”. Im BCC-Feld sehen die einzelnen Empfänger nicht, wer alles Ihre Email bekommen hat. So schützen Sie die Email-Adressen Ihrer Partner, Freunde und Bekannten und verbreiten Sie nicht ungefragt. Daraus schliessen wir gekonnt, dass mit Email-Adressen Dritter immer sorgsam und gewissenhaft umzugehen ist.
13. Freuen Sie sich öfter mal über die Errungenschaft Email! Ist es nicht ganz und gar faszinierend, dass Sie theoretisch mit Menschen auf der ganzen Welt unkompliziert und nahezu kostenfrei kommunizieren können? Nutzen Sie das und erleichtern Sie sich und Anderen das Email-Leben. Die Einsteiger-Tipps helfen garantiert dabei.